Regolamento per l'acquisizione di Forniture di Beni e Servizi in Economia

approvato con Deliberazione del Comitato Direttivo nella seduta del 26 Aprile 2016

INDICE

Art. 1 Oggetto del Regolamento

Art. 2 Responsabile del procedimento

Art. 3 Individuazione delle forniture di beni e dei servizi che possono eseguirsi in economia

Art. 4 Individuazione degli operatori da invitare alle procedure di affidamento

Art. 5 Modalità e criteri di affidamento

Art. 6 Affidamento diretto ad un signolo operatore

Art. 7 Affidamento tramite richiesta di più preventivi

Art. 8 Affidamento tramite gara

Art. 10 Contratto

Art. 11 Verifica di conformità e pagamenti

Art. 12 Entrata in vigore

Art. 1 Oggetto del regolamento

Il presente regolamento definisce e disciplina il sistema delle procedure di effettuazione delle spese per l’acquisizione in economia di beni e servizi ai sensi dell’art. 125 del Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163 nel rispetto di quanto previsto dalla  Legge 6 novembre 2012, n. 190 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione” e dal Decreto Legislativo 4 marzo 2013, n. 33 “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”.

Le disposizioni del presente Regolamento sono finalizzate ad assicurare che gli affidamenti per forniture di beni e servizi avvengano in termini temporali ristretti e con modalità semplificate, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza, ed economicità dell’azione amministrativa, di libera concorrenza, non discriminazione, rotazione, trasparenza, proporzionalità e pubblicità, nonché dei principi di cui al piano di Prevenzione della Corruzione.

Resta fermo l'obbligo di ricorrere al mercato elettronico della Pubblica Amministrazione fatto salvo il caso di  non reperibilità dei beni o servizi necessitati ed il caso in cui  il bene e/o servizio seppur disponibile si appalesi – per mancanza di qualità essenziali – inidoneo rispetto alle necessità della amministrazione. Tale circostanza dovrà essere evidenziata nella determinazione a contrarre dell'Ente.

 

Art. 2 Responsabile del procedimento

L’esecuzione in economia viene disposta nell’ambito degli obiettivi e delle risorse finanziarie assegnate al Museo storico della liberazione dagli organi istituzionali e dai contributi volontari pervenuti da vari soggetti.

Le spese per beni e servizi in economia saranno eseguite sotto la diretta responsabilità del Responsabile del procedimento individuato nella persona del Presidente del Museo o del soggetto da questi delegato.

 

Art. 3 Individuazione delle forniture di beni e  dei  servizi che  possono eseguirsi in economia

 

L'affidamento in economia per le forniture dei beni e dei servizi  nel rispetto dei principi di cui all'art. 1 è effettuato nei limiti degli importi previsti dall'art. 125 comma 9 del decreto legislativo n. 163/2006, al netto degli oneri fiscali. Non sono ammessi frazionamenti artificiosi delle prestazioni con il fine di ricondurne l’acquisizione nei limiti della disciplina del presente regolamento.

Possono essere acquisiti in economia anche mediante noleggio, locazione, locazione finanziaria, acquisto a riscatto, i beni e servizi di seguito elencati:

  1. A) BENI:

abbonamenti tradizionali e telematici a riviste, quotidiani, periodici e simili; libri e opere editoriali in genere;  arredi e complementi di arredo (per uffici, biblioteche, laboratori, aree didattiche, spazi museali e locali di servizio); materiale didattico e ludico per la realizzazione di attività educative nelle sedi museali; articoli di cancelleria e cartoleria;  apparecchiature e materiale informatico, attrezzature elettroniche e multimediali di vario genere, compresa installazione, configurazione; software commerciali e relative licenze d'uso;  banche dati;  climatizzatori, ventilatori e apparati di condizionamento e controllo del clima; impianti e attrezzature scientifiche e didattiche; strumenti per la conservazione; materiale di laboratorio e di sperimentazione;  impianti telefonici;  impianti e attrezzature trasmissione dati;  materiale elettrico;  energia elettrica e gas;  materiale igienico sanitario e di primo soccorso;  dispositivi di protezione individuale e altro materiale per la sicurezza;  vestiario e relativi accessori per il personale, occorrente per l'espletamento del servizio o delle attività didattiche e di ricerca;  sistemi di controllo accessi; spese di rappresentanza, di addobbi floreali, targhe, premi e gadget in genere; ogni altro bene necessario per garantire lo svolgimento e la continuità delle attività ordinarie del Museo.

  1. B) SERVIZI: servizi assicurativi, bancari e finanziari; servizi legali; servizi di controlli tecnici e servizi specialistici qualificati riferiti alle attività erogate, formazione, addestramento e aggiornamento del personale; servizi di prevenzione e protezione per la sicurezza sui luoghi di lavoro e spese per accertamenti igienico-sanitari; servizio sostitutivo di mensa mediante buoni pasto; servizi connessi ai sistemi audiovisivi e di video sorveglianza, fotografici, telefonici,di telecomunicazione, di telerilevamento e di trasmissione dati; servizi di personalizzazione, programmazione, manutenzione e gestione software; realizzazione, aggiornamento e manutenzione sito internet; manutenzione impianti e attrezzature multimediali; manutenzione attrezzature informatiche e per ufficio; servizi di gestione e manutenzione di impianti elettronici e tecnologici e verifiche previste per legge, regolamenti e/o libretti d’uso di impianti di vario genere presenti negli immobili in gestione al Museo; manutenzione estintori; riprese fotografiche e realizzazione di filmati anche digitali e su supporto informatico; manutenzione di attrezzature didattiche e scientifiche; manutenzione mobili e arredi; servizi di organizzazione eventi culturali e scientifici, nonché servizi alberghieri e ristorazione, catering; allestimenti di mostre temporanee o eventi, compresa  la realizzazione di vetrine ed elementi espositivi di ogni genere; servizi di accrochage e microallestimento di opere d’arte e cimeli; trasporto e movimentazione di opere d’arte e cimeli, compresa la realizzazione di casse e altri imballaggi adeguati; servizi di pulizia, ordinaria e straordinaria, disinfestazione, derattizzazione e spurgo;  servizi di lavanderia per pulizia tendaggi e tappeti; servizi di trasporto, spedizione, facchinaggio, traslochi, deposito e smaltimento; smaltimento rifiuti in genere e rifiuti  servizi di consulenza tecnico estimativa; servizi di stampa, litografia, tipografia, fotocomposizione realizzati anche per mezzo di tecnologia audiovisiva, di copia, pubblicazione e distribuzione, di registrazione e trascrizione;  servizio traduzioni e interpretariato;  servizi di editoria; pubblicazione di bandi e avvisi; servizi pubblicitari;  servizi di comunicazione, comunicazione web e radiofonica; servizi di redazione di testi e schede per cataloghi e pubblicazioni; servizi di catalogazione; servizi di gestione archivi documentali;  servizi di concessione e locazione spazi; servizio di noleggio macchine ed attrezzature; servizi postali e corrieri; servizi di supporto alle attività di valutazione della qualità;  servizi di certificazione; servizi di monitoraggio, inserimento, controllo, elaborazione dati e di rilevamento anche della soddisfazione dell’utenza; servizi vigilanza, custodia, presidio; ogni altro servizio che si renda necessario per garantire le ordinarie attività del Museo.

E’ inoltre ammesso il ricorso all’acquisizione in economia di beni e servizi nelle seguenti ipotesi: a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto nel contratto, senza pregiudizio dell’eventuale azione risarcitoria nei confronti del contraente inadempiente; b) necessità di completare prestazioni non previste da un contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l’esecuzione nell’ambito del contratto medesimo; c) prestazioni periodiche di forniture o servizi nella misura strettamente necessaria, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente; d) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per l’incolumità delle persone e per la tutela del patrimonio.

L’acquisizione in economia di beni e servizi è altresì consentita, in armonia con l’art. 125 comma 10, del D.Lgs. 163/2006, da urgenza determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, ovvero per l’igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico e culturale del Museo.

 

Art. 4 Individuazione degli operatori da invitare alle procedure di affidamento

Gli operatori possono essere individuati: a) tramite indagini di mercato, mediante consultazione di elenchi telefonici o commerciali, motori di ricerca in Internet ed ogni altro mezzo idoneo allo scopo; b) sulla base di elenchi di operatori economici predisposti in seguito a pubblicazione sul sito internet del Museo. L’iscrizione a tali elenchi non è, in ogni caso, condizione necessaria per la partecipazione alle procedure di gara. Gli elenchi di operatori economici sono aggiornati con periodicità annuale, attraverso apposito ulteriore avviso pubblicato sul sito internet.

Gli operatori economici individuati secondo le modalità di cui sopra devono possedere i requisiti di ordine generale, di capacità tecnico-professionale ed economico-finanziaria indicati nella lettera di invito, stabiliti dal Museo in relazione alla tipologia di prestazione richiesta.

Art. 5 Modalità e criteri di affidamento

 

Le prestazioni in economia oggetto del presente regolamento possono essere  affidate con le seguenti modalità, in relazione agli importi, fermi restando i limiti di cui all’art. 3:

  1. a) per importi fino ad € 1.000,00 (mille virgola zero zero) direttamente ad un singolo operatore;
  2. b) per importi superiori ad € 1.000,00 (mille virgola zero zero) e fino ad € 40.000,00 (quarantamila virgola zero zero), tramite richiesta di più preventivi, con le sole eccezioni previste dal successivo art. 6 comma b);
  3. c) per importi superiori ad € 40.000,00 (quarantamila virgola zero zero) tramite gara.

L’affidamento può avvenire secondo i seguenti criteri:

  1. a) Offerta economicamente più vantaggiosa: valutabile in base ad elementi diversi, variabili a seconda della natura della prestazione quali a titolo esemplificativo e non esaustivo il prezzo, la qualità, il pregio tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, il costo di utilizzazione e manutenzione, la redditività, il servizio successivo alla vendita, l’assistenza tecnica, il termine di esecuzione o di consegna.
  2. b) Prezzo più basso: qualora la fornitura dei beni o l'espletamento dei servizi oggetto del contratto debbano essere conformi ad appositi capitolati tecnici ovvero alle dettagliate descrizioni contenute nella lettera di invito e/o nei documenti allegati.

 

 

 

 

 

Art. 6  Affidamento diretto ad un singolo operatore

 

Per le forniture ed i servizi in economia è possibile procedere con affidamento diretto, previa verifica della congruità economica dell’offerta, utilizzando i criteri di cui al precedente art. 5, nei seguenti casi:

  1. a) per prestazioni di importo fino ad € 1.000,00;
  2. b) per prestazioni di importo superiore a € 1.000,00 e fino a € 40.000,00 qualora esistano motivi tali da rendere inutile, eccessivamente oneroso o, sproporzionato l’invito di più soggetti, per ragioni di garanzia di continuità, diritti di esclusiva, specialità o particolarità della prestazione in relazione alle caratteristiche tecniche o di mercato. Le motivazioni devono essere espresse dal Responsabile del Procedimento tramite apposita relazione da conservare agli atti.

In ogni caso l’affidamento deve essere preceduto da richiesta scritta di preventivo, con indicazione della prestazione richiesta ed eventuali condizioni.

Ai fini di una maggiore economicità della prestazione è comunque raccomandabile richiedere più preventivi anche per gli importi fino ad € 1.000,00, in modo da comparare i prezzi degli operatori del settore ed è comunque necessario assicurare la libera concorrenza e la non discriminazione mediante la rotazione degli operatori economici e la trasparenza degli affidamenti.

Art. 7- Affidamento tramite richiesta di più preventivi

Per prestazioni di importo superiore a € 1.000,00 e fino a € 40.000,00 è possibile procedere all’affidamento previa richiesta di almeno tre preventivi ad operatori del settore.

La lettera d’invito, firmata dal Responsabile del procedimento, potrà essere inoltrata anche a mezzo fax, posta elettronica o posta elettronica certificata e dovrà contenere le seguenti informazioni minime:

  1. L’indicazione dei beni e/o servizi richiesti;
  2. Le modalità di scelta del contraente;
  3. Le caratteristiche tecniche e la qualità del bene o del servizio richiesto;
  4. Le modalità e condizioni contrattuali di fornitura o di esecuzione del servizio;
  5. Le modalità e i tempi di pagamento;
  6. Le eventuali garanzie richieste;
  7. Le eventuali penalità;
  8. L'eventuale  prezzo praticato;
  9. I criteri di aggiudicazione;
  10. L’indirizzo al quale dovranno pervenire le offerte;
  11. Le modalità ed il termine per la presentazione delle offerte comunque non inferiore a dieci giorni consecutivi.

All’esame dei preventivi ed alla individuazione dell'offerta che formerà oggetto dell'affidamento, secondo i criteri indicati al precedente articolo 5,  provvede  apposita commissione composta da tre membri, nominata dal Presidente del Museo, successivamente al termine indicato per la presentazione delle offerte. Delle operazioni effettuate dalla Commissione saranno informati gli operatori economici anche attraverso informativa sul sito del Museo.

Il Responsabile del Procedimento può sottoporre a verifica l'offerta scelta dalla Commissione laddove secondo la sua valutazione, la stessa appaia non in linea con le

condizioni di mercato e tale da far presumere pregiudizievole l’esecuzione della prestazione.

Art. 8 Affidamento tramite gara

 

Per prestazioni di importo superiore ad € 40.000,00 e fino ai limiti di cui all’art. 3 devono essere invitati almeno 5 operatori economici individuati con le modalità di cui all’art. 4, secondo i principi di rotazione, trasparenza, parità di trattamento e non discriminazione. 

L’avvio della procedura di affidamento tramite gara può avvenire solo previa verifica della copertura economica.

I principi ai quali il procedimento di gara deve attenersi sono:  il rispetto delle regole di valutazione prefissate nella lettera di invito; la segretezza delle offerte;  la pubblicità dell’apertura delle offerte; la trasparenza e la parità di trattamento tra i concorrenti in tutte le fasi della procedura;  la verifica della congruità economica dell’offerta.

La lettera di invito di norma contiene: una adeguata descrizione della prestazione richiesta; le modalità di presentazione dell’offerta; il termine per la presentazione delle offerte stabilito dal Responsabile del Procedimento e comunque, fissato in non meno di dieci giorni consecutivi; il giorno e l’ora della seduta pubblica di apertura delle offerte;  l’indicazione del periodo di validità dell’offerta; l’eventuale obbligo di effettuare sopralluogo;  l’ obbligo per il soggetto affidatario di versare una cauzione definitiva, nei termini previsti dall’art. 9 del presente regolamento; l’indicazione dell’eventuale documentazione da presentare a corredo dell’offerta; l’obbligo di sottoscrivere la dichiarazione di possesso dei requisiti e le ulteriori dichiarazioni ritenute necessarie; i criteri di valutazione delle offerte e, nel caso dell’offerta economicamente più vantaggiosa, gli elementi di valutazione e i relativi punteggi; i termini di pagamento della prestazione da affidare;  le eventuali penali; l’indicazione del Responsabile del Procedimento e dei recapiti per ottenere informazioni.

All’espletamento della gara provvede  apposita commissione composta da tre membri, nominata dal Presidente del Museo, successivamente al termine indicato per la presentazione delle offerte.

L’aggiudicazione definitiva è di competenza del Responsabile del Procedimento  che può sottoporre a verifica l'offerta scelta dalla Commissione laddove secondo la sua valutazione, la stessa appaia non in linea con le condizioni di mercato e tale da far presumere pregiudizievole l’esecuzione della prestazione.

L’efficacia dell’aggiudicazione definitiva è sospensivamente condizionata all’esito positivo della verifica dei requisiti dell’aggiudicatario (art. 11, comma 8, del Codice dei Contratti).

L’esito degli affidamenti mediante cottimo fiduciario è soggetto ad avviso di post-informazione mediante pubblicazione sul sito istituzionale del Museo.

 

Art. 9 Garanzie

 

Per le acquisizioni in economia che avvengono con affidamento diretto, salvo diverso provvedimento del Responsabile del procedimento, non è richiesta la presentazione di alcuna cauzione. Per procedure in economia che avvengano mediante cottimo fiduciario, rimane ferma la possibilità per il Museo di richiedere ai partecipanti la costituzione della cauzione provvisoria di cui all’art. 75 del Codice dei Contratti. Per procedure in economia che avvengano mediante cottimo fiduciario, l’esecutore del contratto è obbligato, ai sensi dell’art. 113 del Codice dei Contratti.

   Art. 10 Contratto

Il Museo e l’affidatario, individuato secondo le disposizioni di cui al presente Regolamento, sottoscrivono un contratto mediante scrittura privata semplice, ovvero mediante apposito scambio di lettere con cui è disposta l’ordinazione dell’oggetto dell’acquisizione. Tali atti riportano i medesimi contenuti previsti nella lettera d’invito e nella documentazione di gara o fanno esplicito richiamo ad essi. Le attività negoziali e gli ordinativi di fornitura, per quanto possibile, possono essere effettuate con ogni mezzo, favorendo l’introduzione di modalità telematiche al fine di modernizzare e semplificare le procedure e di accelerare le fasi di acquisto.

Art. 11 Verifica di conformità e pagamenti

 

Tutte le forniture e i servizi acquisiti in economa dovranno essere assoggettati a verifica di conformità da parte del Responsabile del Procedimento; la competente struttura del Museo provvede entro i termini di legge ad effettuare i pagamenti a saldo o in acconto secondo quanto previsto nella lettera d’invito o nel capitolato di gara. Tutti i pagamenti sono effettuati tramite bonifico bancario e/o postale.

Art. 12 Entrata in vigore

 

ll presente Regolamento entra in vigore dopo l’approvazione del Comitato Direttivo e sarà pubblicato sul sito istituzionale dell'Ente. Il presente Regolamento integra e sostituisce le procedure di affidamento precedentemente adottate.

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